Eksterne rådgiver skaber merværdi og udvikling

Rådgivere bidrager til bedre beslutninger 

Hvad er så fordelene ved at købe eksterne rådgivere ind til specifikke projekter? Som nævnt ovenfor fås et eksternt perspektiv på projektet af rådgivere, der har afprøvet erfaring med den nyeste viden inden for om­ rådet, og som har erfaring med at lede og drive lignende projekter.

En ny tilgang til opgaveløsningen, hvor inspi­ration og innovation er i naturligt fokus i samarbejdet mellem kommunen og den eksterne rådgiver, vil ofte også være tilfældet. Det er alt sammen med til at højne kvaliteten af projektet og måske endda trække projek­tet i en korrigeret og mere hensigtsmæssig retning, end den offentlige ordregiver havde forestillet sig.

I den politiske kontekst, som kommunerne agerer i, er det efter min overbevisning ofte direkte nødven­digt at få en ekstern rådgivers blik på et projekt eller en opgave, der klæder kommunalpolitikerne bedre på til at træffe de mest hensigtsmæssige og økonomisk mest fordelagtige beslutninger.

Strategi for indkøb af rådgiverydelser 

Det er min oplevelse, at kommunerne allerede i dag tilpasser brugen af eksterne rådgivere til aktuelle behov i kommunen og til at løse særlige projekter, og at der ikke bliver brugt skødesløst af konsulentbudget­tet.

Når det er sagt, er der en række kriterier, som jeg mener, at de offentlige indkøbere bør have særligt for øje, når de foretager indkøb af eksterne rådgivere - og i visse tilfælde kan blive bedre til at følge:

• Offentlige indkøb bør altid være strategiske indkøb, hvor kommunen på forhånd har beskrevet, hvornår man skal bruge rådgivere, til hvad og i hvor stort et Desuden bør indkøberen inden indkøbet lægge en strategi for, hvordan man sikrer sig, at man har fået det, man ønskede og betaler for. Alt dette kan den kompetente rådgiver også hjælpe med til.
• Når man hyrer konsulenter, kræver det interne res­ sourcer, som kommunerne er nødt til at afsætte til at strukturere processen, og til at lede konsulenterne undervejs i projektet, så der opnås et godt samspil mellem interne og eksterne ressourcer samt det po­ litiske Det er en nødvendig forudsætning for et succesfuldt resultat.
• Samtidig er det vigtigt, at både kommune og rådgi­ver bidrager til, at effekten af samarbejdet om opga­veløsningen er tydelig.

Ved at følge disse retningslinjer sikrer kommuner det bedste udbytte af de købte ydelser og undgår at fore­ tage unødvendige indkøb.

Egenproduktion kontra ekstern rådgivning

Der findes ikke neutrale analyser, der på afbalanceret vis afvejer alle fordele og ulemper ved henholdsvis egenproduktion kontra ekstern rådgivning.

Konkrete vurderinger har som oftest haft til formål at forsvare allerede trufne beslutninger. Konkurrencestyrelsen udsendte dog i sin tid en vejledning i opstilling af kontrolbud ved licitationer, hvor der blandt an­ det er opstillet kalkulationsfakto­rer for vurdering af tilbud i relation til egenproduktionen.

Af vejled­ningen fremgår det, at de direkte omkostninger til egen gennem­ førelse af opgaverne skal ganges med en faktor godt 3 for at kunne sammenlignes med tilbud fra eks­ terne rådgivere inden for bygge og anlæg. Sagt med andre ord vil det være billigere for kommunen at anvende en ekstern rådgiver, hvis tilbuddet er mindre end godt 3 gange over, hvad kommunen selv skulle bruge på lønudgifter til en tilsvarende personaleressource.

Forskellen bunder i de indirekte omkostninger (administration og ledelse, IT, de fysiske arbejdsplad­ ser, afskrivning, ferie, sygdom efteruddannelse, etc.).

Ansvars- og forsikringsforhold må også tages i betragtning, når egenproduktion eller antagelse af privat rådgiver skal vurderes. Den private rådgiver bærer ansvaret og risikoen for kvaliteten af rådgivningen, herunder konsekvenserne af eventuelle forsinkelser, fejl og mangler.

En offentlig myndighed kan ikke forsikre sig mod følgerne af sine medarbejderes fejl i sager, hvor myndigheden selv er klient. Endelig skal det tages med i betragtning, at konkurrenceforhol­dene i rådgiverbranchen i dag er af sådan en karakter, at ydelserne - både hvad kvalitet og pris angår - er meget transparente.

Centrale overvejelser 

Spørgsmålet om anvendelsen af egenproduktion kontra køb af eks­tern rådgivning omfatter således helt centrale forhold, som kommu­nerne til stadighed må overveje:

• Behovet, kortvarigt eller vedva­rende, for specialistviden skal ses i lyset af opgavernes komplek­sitet og kravet til kvalitet i både planlægning og gennemførelse.
• Den samlede opgavemæng- des størrelse og variation set i forhold til organisationens personalemæssige normering, herunder aktuel tilstedeværelse af specialistviden.
• Behovet for at få et uvildigt, eksternt perspektiv, der sikrer kvalitet, tid og økonomi under anvendelse af den nyeste.
• Behovet for erfaring med at lede og drive projekter frem.
• Ønsket om en ny tilgang til opga­veløsningen, hvor inspiration og innovation naturligt indgår.
• Behovet for at trække projektet i en korrigeret og mere hensigts­mæssig retning end oprindeligt

Ved at benytte sig af rådgiverydel­ser får kommunerne - ud over bed­re resultater på det enkelte projekt - en mere effektiv rollefordeling i forhold til brugen af egne medar­bejdere og eksterne rådgivere og mulighed for at drage nytte af den nye viden og effektiviseringer, som rådgiverne bringer med sig.

Rådgiverydelserne er derfor ikke bare en flygtig udgift, men en klog investering, der skaber merværdi og udvikling.